Project Charter Sistem Informasi E-Procurement PT.Multi Eraguna

Project Charter Document

 

Project Name             : Pembuatan Sistem Informasi E-Procurement PT.Multi Eraguna Usaha

Company                   : PT. Multi Guna Erausaha

Focus Area                : Website Application

Product/ Process      : Website

Project Time              : 28 Maret 2016 s/d 28 Mei 2016

Cost Estimation        : Rp 20.000.000,00

 

Prepared By

Document Owner(s)	Project/ Organization Role
Fajar Ade Putra	Project Manager
Ade Ilham Fajri	Developer
PT. Multi Eraguna Usaha	Stakeholder

 

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	27/03/2016	Fajar dan Ilham	Dokumen dibuat

 

===============================================================================

 

1. PROJECT CHARTER PURPOSE
   Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website untuk mengatasi masalah pengadaan material dan memudahkan hubungan dengan supplier PT Multi Eraguna Usaha. Mengembangkan sistem procurement dengan melakukan analisis dan merancang aplikasi sistem e-procurement. Nantinya website ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan material perusahaan dan memperkecil kemungkinan terjadinya kekosongan stock material, mengurangi biaya administrasi, meminimalkan proses kesalahan pencatatan dan pemasukan data dalam pemesana.
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
   1. Project goals
   2. Objectives
   3. Scope
   4. Assumptions
   5. Risks
   6. Costs Timeline
   7. Approach
   8. Organization
3. PROJECT OVERVIEW
   Perusahaan pada saat ini perlu melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerja, dengan memakai teknologi internet sebagai sarana dalam mendukung proses bisnis. Dengan semakin banyaknya pelaku bisnis yang menyadari betapa pentingnya penggunaan internet sebagai kesempatan untuk mengubah pola bisnis yang konvensional ke dalam bisnis berbasis elektronik (e-Business). Dalam perkembangan e-business, banyak contoh usaha yang menjadi lebih efisien dengan penggunaan TI.
   Atas dasar permasalahan di atas maka dibangunlah sebuah sistem aplikasi e-procurement. Dengan sistem pengadaan yang berbasiskan web, akan membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi waktu dalam pengadaaan material, membantu perusahaan mencatat seluruh transaksi yang terjadi selama proses pengadaan material dan juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan pada saat terjadinya transaksi.

 

4. PROJECT SCOPE
   • Goal and objectives

Goals	Objectives
Proyek dapat  mengatasi masalah pengadaan material dan memudahkan hubungan antara dengan supplier PT Multi Eraguna Usaha	·      Melakukan wawancara kepada suplayer material ·         Melakukan wawancara kepada Stakeholder ·         Membuat website untuk sumber informasi suplayer-suplayer
Mengembangkan proyek dengan melakukan analisis dan merancang aplikasi sistem e-procurement	·         Melakukan wawancara untuk analisis aplikasi e-prociurment ·         Membuat palikasi yang mendukung e-procourment

 

• Departmental Statement of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Wawancara kebutuhan suplayer dan stake holder	Project Manager	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuha dari suplayer dan stakeholder
Fitur mengenai barang dan suplayernya	Web defeloper, project manager, stakeholder	Web defeloper, project manager, stakeholder melakukan diskusi untuk merumuskan apasaja yang dibutuhkan untuk aplikasi ini
Desain Interface	Web defeloper, project manager, stakeholder	Merumuskan dan membuat desain interface yang disepakati
Membuat deskripsi Proyek	Team Project	Team project mendeskripsikan semua yang telah disepakati mengenai asumsi tentang project yang akan dibuat kepada project manager
Manilai setiap kerjaan	Project Manager	Menilai dokumen apakah sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh project
Percobaan aplikasi	Tester	Melakukan pengetesan kepada aplikasi yang telah dibuat
Implementasi pada WEB	Team Project	Team project melakukan implementasi atas haril dokumen yang disahkan

 

• Project Delivarabies

Milestone	Deliverable
1.     Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mendapatkan kebutuhan project yang diinginkan	·         Mendapatkan data dan informasi mengenai project ·         Mendapatkan kebutuhan stake holder ·         Menentukan batasan proyek ·         Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ·         Dokumentasi kebutuhan ·         Dokumen kebutuhan project
2.     Melakukan wawancara kepada suplayer untuk mendapatkan	·         Mendapatkan kebutuhdan dari suplayer ·         Mendapatkan fitur yang diperlukan suplayer ·         Dokumen pertemuan ·         Dokumen kebutuhan proyek
3.     Membuat prototype	·         Mendapatkan secara garis besar website ·         Website sudah 70% bekerja ·         Dokumen pengembangan aplikasi (On Progress)
4.     Desain Interface	·         Interface sesuai dokumen telah jadi ·         Dokumen oengembangan aplikasi (Final)
5.     Pemaparan kepada Stakeholer	·         Mendapatkan feedback dari stake holder tentang hasil website ·         Informasi tentang kebutuhan proyek ·         Dokumen kebutuhan proyek
6.     Pengerjaan Akhir	·         Memperbaiki dari hasil feedbac dari stakeholder
7.     Presentasi Terakhir	·         Website sudah berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder dan kebutuhan

 

• Delivarabies Out of Scope
  Proyek ini tidak mencakup pengelolaan data dan data diluar ruang lingkup dari proyek tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.
• Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Wawancara Stakeholder	01-06-2016	·         Informasi mengenai e-procurement ·         Informasi tentang stakeholder siapa saja yang terlibat ·         Informasi proses bisnis ·         Struktur organisasi ·         Informasi presentasi dan karya ·         Dokumen kebutuhan	High
Wawancara Suplayer	01-06-2016	·         Informasi mengenai suplayer inginkan ·         Informasi suplayer yang terlibat	High
Analisis Hasil Interview	20-06-2016	·         Mendapatkan dokumen utama ·         Dokumen kebutuhan	High
Pembuatan system dan interfaces	01-07-2016	·         Prototype	High
Presentasi kepada Stakeholder	31-07-2016	·         Feedback dari stakeholder	Medium
Hosting Domain Aplikasi	01-08-2016	·         Pembelian hosting dan domain untuk implementasi dari website	Medium
Testing Aplikasi	08-08-2016	·         Mendapatkan dokumentasi dari pengerjaan dan testing proyek	High

 

 

 

 

5. PROJECT CONDITIONS

 

• Project Assumptions

<> Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan system E-Procurement untuk PT. Multi Eraguna Usaha

 

<> Proyek ini diasumsikan dapat membantu perusahaan PT. Multi Eraguna Usaha dalam pengadaan bahan baku

 

<> Proyek ini diasumsikan suatu sistem E-Procurement yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi perusahaan terkait.

 

• Project Issues

 

Priority Criteria

 

1 − High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

 

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 − Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

 

4 − Closed issue.

 

 

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi	High	Developer	Kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi	Menyiapkan aliran listrik cadangan, misal genset untuk keadaan mendesak
3	Data hilang	High	Tim proyek	Kemungkinan data hilang karena virus atau bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer. Menggunakan tools keamanan komputer seperti antivirus

 

5.3 Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	Risk Owner	Project Impact – Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sulit ditentukan	High	Project Manager	Melakukan meeting untuk mencari hari kosong untuk semua anggotadeveloper. Lakukan pertemuan minimal 1 kali dalam 2 hari. Jika benar-benar tidak memungkinkan lakukan meeting online
2	Informasi daristakeholderkurang memadai	Medium	Project Manager, Analis Sistem	Mencari informasi ke stakeholderlain yang sekiranya akan terlibat dalam sistem atau stakeholder yang telah berpengalaman
3	Ruang lingkup proyek melebar jauh	High	Project Manager	Menetapkan constraint atau batasan-batasan dai sistem kepegawaian yang akan dbuat
4	Waktu pengerjaan proyek tidak tepat waktu	High	Stakeholder,Project Manager	Melakukan scheduling atau penjadwalan yang tepat disesuaikan dengan bobot pekerjaan dan jumlah anggota tim

 

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

• Fitur yang diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya.
• Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum di dalam dokumen, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
• Aplikasi Sistem Informasi E-Procurement dibuat khusus untuk membantu procurement perusaahaan terkait
• Tingkat sekuritas Sistem Informasi sesuai dengan yang telah disepakati dengan stakeholder.

 

6. Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin dengan stakeholder dan dengan melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen terkait procurement perusahaan PT. Multi Eraguna Usaha.

 

7. Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Fajar Ade Putra	·         Melakukan interview terhadap stakeholder proyek ·         Melakukan pembagian tugas ·         Control project team ·         Bertanggung jawab atas berjalannya proyek ·         Mengatur masalah financial
Developer	Ade Ilham Fajri	·         Melakukan pengembangan sistem informasi E-Procurement ·         Desain interface siste informasi E-Procurement ·         Dokumentasi pengembangan sistem informasi E-Procurement ·         Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur sistem informasi E-Procurement

 

8. APPROVALS

 

Prepared by

            Fajar Ade Putra  – Manager Proyek

 

Approved by

            Ahmad Irviansyah – Pemilik Proyek