E-Surat Solusi Masalah Surat-Menyurat

1. Modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat
   • Modul Pengiriman
     Pada modul ini dimulai dengan permintaan dari pengirim surat untuk meminta akses untuk mengirim surat. ketika akses telah diterima, maka akan ditampilkan formulir dari aplikasinya dan langsung di update di inventory pada pengirim surat.
   • Modul Penerimaan
     Pada modul ini dimulai dengan notifikasi bahwa ada surat masuk dan berbarengan dengan diupdatenya di inventory  surat masuk.
   • Modul Data
     Pada modul ini bertugas untuk memastikan kerahasian surat dan merekap semua database surat dan informasi para pengirim surat
2. Gambaran Aplikasi
   Aplikasi E-Surat ini adalah sebuah aplikasi untuk menyelesaikan solusi surat menyurat di zaman moderen ini, aplikasi ini digunakan harus memiliki akun terlebih dahulu. Dalam aplikasi ini user bisa mengirim dan menerima pesan, pada saat mengirim pesan user tidak perlu mengirim data lagi karena data user telah ada waktu pendaftaran awal. Dalam pengiriman surat ada beberapat fitur dasar pengolah kata yang tersedia seperti Bold, Italic, Rata kiri, Rata tengah, Rata kanan, dll.
   Di aplikasi E-Surat ini juga tersedia notifikasi bahwa surat telah terkirim dan juga surat masuk. Apabila surat ini belum selesai ditulis maka aplikasi ini dapat menyimpan draftnya.
   Berikut Flow Chart pengiriman dan penerimaan E-Surat:
   • Flow Chart Pengirim pesan
     
   • Flow Chart Penerima Surat
     
3. Ruang Lingkup dari aplikasi E-Surat
   • Aplikasi ini digunakan hanya untuk user yang telah memiliki akun
   • Aplikasi ini memungkinkan user untuk membuat akun
   • Aplikasi ini digunakan untuk mengirim pesan
   • Aplikasi ini digunakan untuk menerima pesan
   • Aplikasi ini bisa menyimpan draft pesan
   • Aplikasi ini menampilkan notifikasi surat masuk
   • Aplikasi ini menampilkan notifikasi surat terkirim
   • Aplikasi ini memiliki fitur – fitur dasar aplikasi pengolah kata seperti Bold, Italic, Rata kiri, Rata tengah, Rata kanan, dll.
   • Aplikasi ini bisa melakukan edit data user
4. Kerangka Acuan Kerja
   1. Latar Belakang
      Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.
   2. Maksud dan Tujuan
      • menyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dengan lebih cepat.
      • Menyampaian informasi dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service).
      • mengelola surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
   3. Sasaran
      Tersedianya aplikasi yang dapat membantu menyampaikan informasi yang sebelumnya melalui surat – menyurat agar tersampaikan dengan lebih cepat dan terpercaya.
   4. Nama dan Organisasi pengguna jasa
      SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota
   5. Sumber Pendanaan
      Anggaran  dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota dengan biaya sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus juta rupiah)
   6. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih pengetahuan
      • Ruang lingkup
        • Aplikasi ini digunakan hanya untuk user yang telah memiliki akun
        • Aplikasi ini memungkinkan user untuk membuat akun
        • Aplikasi ini digunakan untuk mengirim pesan
        • Aplikasi ini digunakan untuk menerima pesan
        • Aplikasi ini bisa menyimpan draft pesan
        • Aplikasi ini menampilkan notifikasi surat masuk
        • Aplikasi ini menampilkan notifikasi surat terkirim
        • Aplikasi ini memiliki fitur – fitur dasar aplikasi pengolah kata seperti Bold, Italic, Rata kiri, Rata tengah, Rata kanan, dll.
        • Aplikasi ini bisa melakukan edit data user
      • Lokasi
        Di pemerintah kota dan Kabupaten masing – masing daerah
      • Fasilitas
        • Adanya pengawas untuk transaksi
        • Laporan data
        • Rungan pengawas
        • Pengawai
      • Penyedia jasa harus memberikan sosialisasi kepada pemerintah daerah tentang manfaat kegunaan dan cara menggukanaan aplikasi ini.
   7. Metodologi
      Motode yang digunakan adalah  Metode analisis, dan Metode perancangan sistem.
   8. Jangka waktu pelaksanaan
      • Jumlah hari dalam pengerjaan adalah 60 hari kerja.
      • Jumlah  hari untuk proses User Acceptance Test (UAT) adalah ± 5 (lima) hari kerja dari tanggal  serah terima jabatan
   9. Kualifikasi
      • Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi serta berkomitmen penuh menjaga kerahasian data
      • Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi dengan skala menengah
      • Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi
      • Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
      • Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
      • Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
      • Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan PT. Multi Eraguna Usaha.
      • Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang
   10. Tenaga Ahli
       • Ketua Tim (Project Manager)
         Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
       • Sistem Analis
         Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
       • Programmer/Developer
         Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.
       • Database Administrator
         Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat . Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
       • Quality Assurance
         Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
   11. Pelaporan
       1. Laporan Pendahuluan
          • Rencana kerja menyeluruh
          • Meningkatkan mobilisasi tenaga ahli
          • Memaparkan Jadwal kegiatan
       2. Laporan Interim
          • progres dari kegiatan
          • Masalah dan rencana solusinya
          • Rencana baru untuk selanjutnya
       3. Laporan Akhir
          • Laporan Pendahuluan
          • Laporan Mingguan
          • Hasil proyek
       4. Laporan setiap dua minggu pada rapat rutin.
5. Membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek
   • Melalukan open recruiment tenaga ahli dalam membuat sistem informasi.
   • Mengirimkan data – data untuk melihat kreativitas para calon tenaga ahli, seperti CV, dll.
   • Melakukan Tes pengetahuan dasar pemrograman
   • Melakukan Tes Wawancara intensiv dengan calon tenaga ahli